Article

5 Cara Jitu Membuat Meeting Produktif

By: ActionCOACH Jakarta
. 30/07/2019

Meeting…meeting…meeting…kapan selesainya ya? Kapan eksekusinya?

 

Di mana pun Anda bekerja, pelaksanaan meeting adalah bagian yang sangat penting dan harus dilakukan dari keseluruhan proses bisnis yang ada. Walaupun sifatnya penting, namun seringkali meeting dianggap sebagai hal yang menjengkelkan karena dirasa tidak efektif. Bahan diskusinya hanya seputar masalah yang sama, tidak ada perkembangan yang maksimal apalagi waktu untuk eksekusi karena terlalu sibuk dengan kegiatan meeting. Alhasil meeting dinilai sebagai agenda yang membuang-buang waktu saja.

Nah, untuk menghindari meeting yang hanya membuang waktu, pastikan bahwa meeting yang Anda lakukan benar-benar bermanfaat dan akan dapat meningkatkan produktivitas, performance, dan moral perusahaan. Yuk, simak 5 tips berikut!

1. Pilih orang yang tepat: Dalam meeting, sertakan orang-orang yang tepat dalam bahasan rapat. Artinya, tidak semua staf perlu menghadiri meeting dan biarkan staf yang tidak ada hubungannya mengerjakan pekerjaannya.

2. Tentukan waktu meeting yang jelas: Idealnya meeting dilakukan dalam satu jam saja setiap pertemuannya. Dengan demikian, peserta meeting tentu saja akan mempersiapkan sebelumnya apa yang harus dibahas dalam rapa karena waktunya sedikit.

3. Utarakan purpose statementBagikan informasi mengenai tujuan diadakannya meeting, alur meeting dan agenda pembahasan kepada peserta di awal meeting. Hal ini guna menjaga agar pembahasan tidak keluar dari rencana topik yang akan dibahas.

4. Fokus kepada langkah perbaikan/next actionDalam meeting, sebaiknya tidak berlarut-larut membicarakan masalah yang terjadi melainkan fokuskan diri Anda dan latih tim Anda untuk lebih banyak membahas solusi dari sebuah masalah. Hal ini penting agar setiap orang yang keluar dari ruangan meeting sudah tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya untuk membenahi yang terjadi dan lebih baik lagi.

5. Minutes of MeetingBiasakan mencatat hasil meeting dan bagikan kepada semua peserta secepat mungkin. Mintalah persetujuan dari mereka bila perlu, dan pastikan semua diskusi sudah dimengerti dengan baik oleh semua peserta dari sana. Bila masih ada hal-hal lain yang muncul dari hasil rapat itu, maka hal tersebut dimasukkan ke dalam agenda meeting berikutnya. Kebanyakan meeting terhambat karena adanya keputusan-keputusan yang tertunda akibat absennya beberapa peserta dan lain-lain, sehingga persoalan yang sama kembali muncul pada meeting berikutnya. Ingatlah mana hal-hal yang seharusnya sudah selesai dibicarakan dan mana yang masih perlu untuk dibicarakan.

Bersikaplah profesional pada setiap meeting yang Anda hadiri!
Rencanakan dan pastikan semuanya teratur sehingga semua peserta sadar bahwa ini adalah benar-benar meeting yang penting. Pastikan masukan dari mereka benar-benar diperhatikan dan ada langkah aksi kedepan yang konkrit. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan meeting yang sukses serta peningkatan hasil kinerja!

About the Author

Since 2008, ActionCOACH Jakarta believes in ethical business practices to earn your trust. We develop a team of empowered caring individuals to deliver quality service for you. We contribute to the community through business workshops and pro-bono coaching for non-profit organizations. Our team has been ranked one of the top firms in the world. Our coaches & clients have won awards for best community impact, best results, and coach of the year. Most of our partners have been inducted into the Global Hall of Fame by Brad Sugars himself. Our team of coaches have real business track records and inspire people through practical guidance.